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Charte de l’AÉDIROUM

Dernière modification  :
14 septembre 2023

1 Généralités

1.1 Définitions

C.A.

Conseil d’administration

C.R.

Comité de représentation

Personne administratrice

Personne membre du C.A.

Café Tore et Fraction

Café étudiant géré conjointement par l’AÉDIROUM et l’AEMSUM

Femme

Toute personne s’identifiant comme femme

RFIUM

Regroupement de Femmes en Informatique de l’Université de Montréal

AÉDIROUM

Association Étudiante du Département d’Informatique et de Recherche Opérationnelle de l’Université de Montréal

ADDIROUM

Association des Diplomés du Département d’Informatique et de Recherche Opérationnelle de l’Université de Montréal

AEMSUM

Association des Étudiants et Étudiantes en Mathématiques et statistiques de l’Université de Montréal

DIRO

Département d’Informatique et de Recherche Opérationnelle

1.2 Nom et sigle

Association Étudiante du Département d’Informatique et de Recherche Opérationnelle de l’Université de Montréal (AÉDIROUM)

1.3 Siège social

Adresse civique

2920 Chemin de la Tour, Montréal, H3T 1J4, Québec, Canada, local 3190-2

Adresse postale

AÉDIROUM, Département d’Informatique et de Recherche Opérationnelle, Université de Montréal, Pavillon André-Aisenstadt, CP 6128 succ Centre-Ville, Montréal, H3C 3J7, Québec, Canada

1.4 Objectifs

L’AÉDIROUM a pour but de représenter ses personnes membres et de promouvoir leurs intérêts en tant que personnes inscrites à un programme du Département d’informatique et de recherche opérationnelle. En particulier, elle veille à  :

1.5 Sceau

Le sceau de l’association ainsi que tout logo auxiliaire, dont la forme est déterminée par le C.A., peuvent être utilisés uniquement :

Le C.A. peut émettre des restrictions et des directives quant à leur usage.

1.6 Membres

Sont membres de l’AÉDIROUM toutes les personnes inscrites à un programme suivant à l’Université de Montréal  :

1.7 Droits et devoirs

Les personnes membres ont le droit de participer à toutes les activités de l’AÉDIROUM, de recevoir les avis de convocation aux assemblées des personnes membres, d’assister à ces assemblées et d’y voter. Elles sont éligibles comme personnes membres du C.A. et du C.R.

Les droits conférés à une personne membre sont conditionnels à ce qu’elle acquitte entièrement sa cotisation.

1.8 Cotisation

Les cotisations de 15$, deux (2) fois par année (pour un total annuel de 30$), sont perçues aux trimestres d’automne et d’hiver. Toute modification au montant ou aux dates de perception des cotisations doit être approuvée en assemblée générale. Les cotisations ne sont pas remboursables.

2 Assemblée générale des membres

2.1 Convocation

Pour toute assemblée ordinaire, les personnes membres de l’AÉDIROUM doivent être convoquées au moins cinq (5) jours ouvrables à l’avance. Les assemblées sont convoquées à l’endroit fixé par le C.A. (ou par la ou les personnes qui convoquent l’assemblée).

Au moins deux (2) assemblées générales, dites régulières, doivent être convoquées à chaque année, au début des trimestres d’automne et d’hiver.

L’avis de convocation est transmis aux personnes membres par courrier électronique. L’avis doit indiquer la date et heure, le lieu et l’ordre du jour de l’assemblée. Il doit aussi contenir les documents pertinents à l’ordre du jour comme pièce-jointes ou liens.

En cas d’urgence ou pour tout autre cas prévu à la charte, le C.A. peut convoquer les personnes membres de l’AÉDIROUM à une assemblée extraordinaire en transmettant un avis de convocation au moins deux (2) jours à l’avance. L’ordre du jour d’une telle assemblée ne comporte qu’un nombre restreint de points et ne peut être modifié.

Le C.A. doit convoquer une assemblée extraordinaire si dix (10) personnes membres l’exigent par écrit, et cela dans les dix (10) jours ouvrables suivant la réception d’une telle demande. Une telle demande doit spécifier le but et les objets d’une telle assemblée. À défaut par le C.A. de convoquer telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut être convoquée par les personnes signataires de la demande écrite eux-mêmes.

2.2 Participation

Seules les personnes membres ont le droit de parole et le droit de vote à une assemblée de l’AÉDIROUM. Sauf en cas de huis clos, l’assemblée demeure publique.

Chaque personne membre de l’AÉDIROUM a droit de vote, sans prépondérance; une personne membre ne peut voter par procuration.

2.3 Procédure

Après la vérification du quorum, les personnes membres présentes désignent une personne présidente et une personne secrétaire d’assemblée, normalement la présidence et le secrétariat de l’AÉDIROUM, respectivement.

Les personnes membres réunies peuvent adopter tout règlement concernant la procédure d’assemblée. En l’absence de règlement sur un point donné, le Guide de procédure des assemblées délibérantes de l’Université de Montréal (code Lespérance) s’applique.

2.4 Quorum

Le quorum s’établit au plus petit des deux nombres suivants  : quarante (40) personnes membres ou dix pourcents (10%) de l’effectif de l’AÉDIROUM.

Si le quorum n’est pas atteint pour débuter deux assemblées générales consécutives, le C.A. peut convoquer une nouvelle assemblée générale respectant les délais de convocation dans les dix (10) jours ouvrables suivants. Cette assemblée générale aura lieu, sera décisionnelle et le quorum sera atteint et maintenu sans égard au nombre de membres présents, notamment en ce qui concerne l’application du paragraphe précédent.

2.5 Élections

2.5.1 Présidence d’élection

La présidence d’élection est nommée par les membres présents. La personne présidente d’élection ne peut être candidate.

Pour chaque poste soumis au suffrage, la personne présidente d’élection, si elle a droit de vote, doit consigner son vote qui ne sera dévoilé qu’en cas d’égalité.

2.5.2 Postes mis en jeu

À chaque élection régulière, soit à la première assemblée générale régulière d’automne de chaque année, tous les postes du C.R. sont mis en jeu, y compris ceux du C.A., incluant ceux qui ont été comblés lors d’élections spéciales.

2.5.3 Candidatures

Seules les personnes membres de l’AÉDIROUM peuvent être candidates.

Toute mise en candidature doit préalablement recevoir l’assentiment de la personne candidate.

Malgré l’article 2.3, une élection doit avoir lieu pour chaque poste en jeu même s’il n’y a qu’une personne candidate en lice. Les personnes membres peuvent toujours se prononcer contre l’ensemble des candidatures. Lorsqu’une pluralité de personnes membres s’étant exprimées vote contre l’ensemble des candidatures, le poste demeure vacant.

Dans le cas où la personne candidate n’est pas présente à l’assemblée, celle qui propose la mise en candidature doit s’être assurée d’avoir obtenu l’assentiment de celle proposée au poste.

2.5.4 Scrutin

L’élection a lieu tous les ans, au cours de la première assemblée générale régulière du trimestre d’automne.

La date et le lieu du vote doivent être annoncés au moins dix (10) jours ouvrables avant les élections, avec un rappel exactement cinq (5) jours avant le scrutin.

Tous les membres de l’AÉDIROUM ont droit de vote. Cependant, le vote de la présidence d’élections, si elle a droit de vote, demeure secret et sans effet dans les cas où une personne candidate obtient la majorité des votes exprimés; son vote n’est dévoilé et comptabilisé qu’en cas d’égalité.

La présidence d’élection supervise le déroulement du scrutin; elle surveille le décompte ou le dépouillement des votes en présence des personnes candidates ou de leurs représentants.

Lors d’un scrutin secret, la présidence d’élections doit rejeter les bulletins de vote qui n’indiquent pas de choix clair ou qui permettent d’identifier la personne électrice.

Lors d’un scrutin à main levée, la présidence d’élections doit s’assurer qu’aucun électeur ne vote pour plus d’une personne candidate et que chaque voix exprimée n’est comptée qu’une seule fois.

2.5.5 Contestation

Une élection peut être contestée s’il y a présomption d’irrégularité. Toute contestation d’élection doit être remise, par écrit, au C.R. dans les deux (2) jours ouvrables suivant le jour du scrutin. La lettre de contestation doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de l’AÉDIROUM, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal régulier.

2.5.6 Élections spéciales

Destitution

Lorsqu’une personne membre du C.A. est destituée par les personnes membres réunis en assemblée générale, l’élection de sa succession devrait avoir lieu au cours de la même assemblée générale.

Démission en bloc

Si le C.A. ou le C.R. entend démissionner en bloc, il doit annoncer clairement son intention et convoquer une assemblée générale ordinaire où seront tenues les élections rendues nécessaires.

2.6 Adoption du budget

Un budget annuel est voté à chaque assemblée régulière d’automne. Sauf dans la mesure prévue par la présente Charte, le C.A. ne peut approuver des dépenses qui excèdent celles prévues au budget.

3 Conseil d’administration (C.A.) et Comité de représentation (C.R.)

3.1 Composition du C.A.

Le Conseil d’administration (C.A.), aussi nommé le conseil exécutif, est composé de six (6) personnes membres élues de l’AÉDIROUM. Ces postes sont non cumulables et définis comme suit  :

Présidence

La personne présidente est la première officière de l’AÉDIROUM et en est la porte-parole officielle. Elle coordonne le travail du C.R.  : elle convoque ses réunions, en propose l’ordre du jour et, généralement, en préside les séances (voir l’article 3.6). Elle est aussi membre d’office de tout comité de l’AÉDIROUM. Elle a la charge de convoquer les assemblées générales et les réunions du C.R.

Vice-présidence aux communications

La personne vice-présidente aux communications assure la transmission des communications officielles de l’AÉDIROUM à ses membres par tous les canaux habituels (incluant notamment le site web, les courriels, les réseaux sociaux et les messageries instantanées). Elle est également en charge des relations avec les médias. Elle supervise les personnes responsables d’année concernées dans le traitement des dossiers concernant les relations entre les personnes professeures et les personnes membres. Elle est déléguée d’office de l’AÉDIROUM au comité des études et à l’assemblée départementale du DIRO. Elle remplace, en premier lieu, la personne présidente en cas d’absence ou d’incapacité de celle-ci.

Vice-présidence externe

La personne vice-présidente externe assiste d’office aux réunions de tout organisme extérieur au DIRO afin d’y représenter l’AÉDIROUM. Elle est déléguée d’office sur le Conseil d’Administration de l’ADDIROUM. Elle remplace, en second lieu, la présidence en cas d’absence ou d’incapacité de celle-ci.

Secrétariat

La personne secrétaire a la charge de conserver les documents de l’AÉDIROUM, d’en produire la déclaration annuelle de personne morale auprès de l’Inspecteur général des institutions financièse et de tenir à jour une liste des membres de l’AÉDIROUM. Elle rédige les comptes-rendus des assemblées générales ainsi que ceux des réunions du C.R. Ces comptes-rendus doivent être publiés sur le site web de l’AÉDIROUM la journée de leur adoption. À l’échéance de son mandat, elle doit transmettre à sa succession tous les documents dont elle a la garde.

Trésorerie

Le personne trésorière a la charge et la garde des fonds de l’AÉDIROUM et de ses livres de comptabilité. Elle prépare le budget annuel de l’AÉDIROUM et présente à l’assemblée générale régulière d’automne. Elle prépare un bilan annuel de l’AÉDIROUM et le présente a la dernière assemblée générale régulière d’hiver. Elle doit également faire un suivi de l’état des finances de l’AÉDIROUM lors de chaque assemblée générale ordinaire et réunion du C.R. À l’échéance de son mandat, elle doit transmettre à sa succession tous les documents dont elle a la garde. Elle a la charge de remplir le rapport d’impôts de l’AÉDIROUM à la fin de chaque année fiscale.

Coordination à la vie étudiante

La personne coordonnatrice à la vie étudiante est responsable devant le C.R. de tout contact avec l’extérieur de l’AÉDIROUM concernant les activités sociales, culturelles et sportives. Ses autres responsabilités sont définies par le Règlement de la vie étudiante.

3.2 Fonctions du C.A.

Le C.A. travaille à la réalisation des objectifs de l’AÉDIROUM et veille à l’exécution des décisions prises en assemblée générale. Il est responsable des comités de l’AÉDIROUM, et peut donc en destituer toute personne membre non-élue par une majorité simple. Il est responsable de la représentation de l’AÉDIROUM aux réunions du département ou de tout organisme extérieur au DIRO, incluant le choix des personnes déléguées parmi ses personnes membres.

Les personnes membres du C.A. sont nommées, après leur élection ou leur nomination, administratrices de l’AÉDIROUM en vertu de la Loi sur les compagnies (RLRQ, c. C-38).

3.3 Composition du C.R.

Le Comité de représentation et d’administration (C.R.) comprend, outre les six (6) personnes membres du C.A., les personnes membres aux postes suivants  :

3.3.1 Représentation d’année ou de programme

Les personnes représentantes d’année ou de programme sont responsables de contacter les personnes membres qu’elles représentent au nom de l’AÉDIROUM et de traiter les requêtes des membres qu’elles représentent. Elles doivent rejoindre et mobiliser les personnes membres pour prendre part aux actions de l’AÉDIROUM. Il est à noter que les personnes représentantes d’année au baccalauréat doivent avoir au moins un cours de l’année (en informatique) qu’elles représentent lors de leur mandat; ceci est déterminé par le sigle. Les personnes représentantes des autres programmes doivent appartenir au programme qu’elles représentent.

3.3.2 Représentation des personnes étudiantes internationales

La personne représentante des personnes étudiantes internationales est responsable de contacter les personnes membres qui ont un statut d’étudiante internationale au nom de l’AÉDIROUM et de traiter les requêtes de ces personnes membres. Elle doit rediriger et mobiliser les personnes membres pour prendre part aux actions de l’AÉDIROUM.

3.3.3 Représentation du café Tore et Fraction

La tâche de la personne représentante du café est définie dans la charte du café. Elle doit former un comité constitué de personnes membres de l’AÉDIROUM pour remplir les postes requis par la charte du café. Elle représente l’administration du café devant l’association et le C.R. devant l’administration du café.

3.3.4 Représentation du Regroupement de Femmes en Informatique

S’assure de représenter les intérêts et préoccupations du RFIUM. Notamment, lors de toute assemblée générale, réunion du C.R. ou tout moment de prise de décision auquel participerait une ou plusieurs personnes membres du C.R., la personne responsable aura comme responsabilité de  :

Conditions d’éligibilité Doit être recommandée par le RFIUM avant de postuler à L’AÉDIROUM, avec approbation de 50%+1 vote, lors d’une AG ou CA du RFIUM ayant eu lieu préalablement, soit durant la même session ou durant la session précédant celle-ci. Le RFIUM doit avoir élu au moins cinq (5) personnes membres de son conseil administratif au moment de l’élection.

3.3.5 Cumul de postes

Sans aller à l’encontre de l’article 3.1, il peut y avoir, au sein du C.R., cumul de postes par une même personne. Au sein de l’article 3.6.3, le cumul de poste n’entraine pas de voix supplémentaire lors d’un vote en réunion du C.R.

3.4 Autres membres du comité du café Tore et Fraction

Seront élues deux autres personnes membres du comité du café étudiant, qui ne seront pas membres du C.R. L’un de ces postes sera ouvert en priorité à une personne étudiante de première année afin de favoriser le bon roulement des personnes membres du comité du café. C’est ce poste pour lequel l’élection se fera en automne. Parmi le représentation du café étudiant et les deux personnes membres élus du comité, deux seront signataires pour le compte du café étudiant. Pour les fins de l’article 3.7 de la présente charte, les personnes membres du comité du café étudiant sont réputées membres du C.R.

3.5 Personnes adjointes

Une personne adjointe peut être élue en assemblée générale pour chaque poste du C.A. défini à l’article 3.1.

Est admissible à un poste de personne adjointe toute personne membre en règle de l’AÉDIROUM n’occupant pas déjà un poste de personne adjointe.

Une personne adjointe d’un poste du C.A. ne peut pas occuper d’autre poste sur le C.A. de l’AÉDIROUM.

La responsabilité de la formation d’une personne adjointe et son inclusion dans les dossiers relatifs au poste reviennent à la personne titulaire du poste en question.

3.6 Réunions du C.R.

3.6.1 Fréquence

Le C.R. est recommandé de se réunir au moins quatre (4) fois par trimestre d’automne et d’hiver et au moins deux (2) fois par trimestre d’été.

3.6.2 Convocation

Les réunions du C.R. peuvent être convoquées par la présidence ou par le secrétariat. Elles peuvent aussi être convoquées lorsque quatre (4) personnes membres du C.R. en font une demande écrite par lettre ou par courrier électronique envoyé à la présidence ou au secrétariat. La convocation doit avoir lieu au moins trois (3) jours ouvrables avant la réunion.

Les réunions sont tenues au siège social ou tout autre lieu déterminé par le C.A. et indiqué dans la convocation.

Une réunion du C.R. extraordinaire peut être convoquée avec 36 heures de préavis. L’ordre du jour de cette réunion ne comporte qu’un nombre très restreint de points et doit demeurer fermé.

3.6.3 Quorum et participation

Le quorum s’établit à 50% (arrondi vers le bas) du C.R. en poste et à deux (2) personnes membres du C.A. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix exprimées. Chaque personne membre du C.R. a droit de vote, sans prépondérance. Les personnes membres de l’AÉDIROUM peuvent assister, à titre d’observatrices, aux réunions du C.R.

3.6.4 Procédure

Le C.R. peut adopter tout règlement concernant sa procédure d’assemblée, dans la mesure où ce règlement ne contrevient pas à la charte.

3.6.5 Présidence et secrétariat d’assemblée

Les réunions du C.A. sont typiquement présidées par la présidence de l’AÉDIROUM. Le secrétariat de l’AÉDIROUM agit typiquement au secrétariat d’assemblée. Il revient aux personnes membres du C.R. de choisir parmi elles une présidence et un secrétariat d’assemblée au début de chaque réunion.

3.6.6 Résolution signée

Une résolution écrite, signée par au moins deux personnes administratrices et une majorité simple du C.R., est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une réunion du C.R. dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de l’AÉDIROUM, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal régulier.

3.7 Mandat

Le mandat des personnes membres du C.A. ou du C.R. débute dès leur élection et se termine au plus tard à l’élection de leur succession.

La personne membre devra retourner l’ensemble des clés qui lui ont été fournies le jour même de la fin de son mandat.

3.8 Destitution, démission et retrait d’une personne membre du C.A. ou du C.R.

3.8.1 Destitution votée par le C.R.

Le C.R. peut, par résolution, engager une procédure de destitution à l’encontre de n’importe quelle personne titulaire de poste, y compris une personne administratrice, dans les cas suivants  :

Lorsqu’une telle résolution est approuvée, le C.A. doit convoquer une assemblée générale dans les plus brefs délais lors de laquelle la destitution doit être approuvée par les personnes membres. Une telle résolution peut également prévoir la suspension de la personne titulaire jusqu’à l’assemblée générale.

3.8.2 Procédure

Lors d’une assemblée générale au cours de laquelle un vote de destitution a lieu, y compris une assemblée extraordinaire convoquée à la suite d’une demande écrite des personnes membres en vertu de l’article 2.1, la personne visée par la procédure de destitution a droit à un temps de parole suffisant pour lui permettre de s’expliquer et de se défendre.

Toute destitution soumise en assemblée doit être approuvée par un vote des deux tiers (2 3) (arrondi vers le haut) des voix exprimées.

3.8.3 Retrait d’une personne membre du C.A. ou du C.R.

Cesse de faire partie du C.A. ou du C.R. et d’occuper sa fonction toute personne membre qui se trouve dans l’une des situations suivantes :

3.9 Rémunération

À moins qu’une telle mesure ne soit votée en assemblée générale, notamment lors d’un vote sur le budget, aucune des personnes membres du C.R. n’est rémunérée pour l’exercice de ses fonctions. Elles ne peuvent pas non plus tirer profit financier d’activités faites au nom de l’AÉDIROUM.

3.10 Indemnisation

Toute personne membre du C.A., ses héritiers et ayants droit seront tenus, au besoin et à toute époque, à même les fonds de l’AÉDIROUM, indemnes et à couvert  :

3.10.1 Procédure de preuve

Afin qu’une personne membre du C.R., sa succession et ses ayants droits puissent se prévaloir des dispositions d’indemnisation, le C.A. peut exiger des preuves suffisantes que les frais, charges ou dépenses visées à l’article 3.10 ont subies.

3.11 Intérim

Le C.R. peut, par résolution, nommer par intérim toute personne membre de l’AÉDIROUM éligible à un poste vacant du C.R., y compris à un poste d’administratrice. Tout poste dont la personne titulaire a été ainsi nommée est mis en élection à l’assemblée générale régulière qui suit.

Cependant, le C.R. ne peut nommer une personne qui a été destituée de ce poste depuis la dernière fois où il a été mis en élection. Il ne peut non plus nommer une personne qui, ayant été candidate la dernière fois où le poste a été mis en élection, a été battue en raison d’un rejet par les membres de l’ensemble des candidatures conformément à l’article 2.5.3.

Tant que le poste demeure vacant, il revient aux autres membres du C.R. de se distribuer la tâche, ou aux autres personnes administratrices s’il s’agit d’un poste du C.A.

4 Comités

Le C.R. ou les personnes membres réunies en assemblée peuvent mettre sur pied tout comité jugé utile à la bonne marche de l’AÉDIROUM.

Lors de la mise sur pied du comité, la nature de son mandat ainsi que sa durée doivent être spécifiées.

Une présidence doit aussi être nommée et choisie par le C.R. parmi les personnes membres de l’AÉDIROUM. À la demande du C.R., la présidence d’un comité doit faire un rapport oral au C.R. À la fin du mandat, les activités du comité doivent cesser et la présidence du comité doit alors présenter, lors de la prochaine assemblée générale des personnes membres, un rapport écrit du bilan du comité.

5 Modification à la charte

Tout amendement à la présente charte doit être proposé lors d’une assemblée générale et adopté aux deux tiers (2 3) (arrondi vers le haut) des voix exprimées. Tout changement substantiel doit être rendu disponible dans l’avis de convocation.

La charte peut également être amendée par voie de référendum. Toute modification doit être approuvée par au moins les deux tiers (2 3) (arrondi vers le haut) des voix exprimées.

6 Référendums

6.1 Tenue d’un référendum

Les personnes membres de l’AÉDIROUM réunies en assemblée générale peuvent décréter la tenue d’un référendum et décider de sa date et du libellé de ses questions ou propositions, de même que d’un taux de participation minimal.

Le C.A. peut également décider de tenir un référendum. Il décide alors de sa date et du libellé de ses questions ou propositions. Un tel référendum n’est valide que si le taux de participation atteint au moins 20% (arrondi vers le bas) des personnes membres.

Un référendum n’est ni un sondage ni un plébiscite; la décision résultante, si applicable devient une position officielle de l’AÉDIROUM.

6.2 Présidence de référendum

La présidence de référendum est nommée par le C.A. Pour chaque question ou proposition soumise au suffrage, la personne présidente, si elle a droit de vote, doit consigner son vote qui ne sera comptabilité qu’en cas d’égalité.

6.3 Scrutin

6.3.1 Modalités

Un référendum se tient sur une période d’au moins trois (3) jours ouvrables. Durant cette période, le bureau de scrutin doit être ouvert aux personnes membres à des heures raisonnables et en un endroit fréquenté par ses personnes membres. Le vote est secret.

6.3.2 Droit de vote

Toutes les personnes membres de l’AÉDIROUM ont droit de vote. Cependant, le vote de la présidence d’élection, si applicable, demeure secret et sans effet dans les cas où une option obtient la majorité des votes exprimés; son vote n’est comptabilisé qu’en cas d’égalité.

6.3.3 Modalités de la convocation

La date et le lieu d’un référendum, de même que le libellé des questions ou des propositions soumises, doivent être publiés dix (10) jours ouvrables avant la période de scrutin.

7 Cahier de positions

7.1 Contenu

Le cahier de positions de l’AÉDIROUM contient toutes les positions ainsi que toutes les motions présentement en vigueur adoptées en assemblée générale des personnes membres de l’AÉDIROUM ou en C.R.

L’instance de l’adoption ainsi que l’historique des modifications de chaque élément du cahier de positions doit figurer après cet élément.

Une position ou motion adoptée en assemblée générale de l’AÉDIROUM ne peut être modifiée qu’en assemblée générale des membres de l’AÉDIROUM.

7.2 Mise à jour

Le cahier de positions doit être mis à jour par le secrétariat de l’AÉDIROUM dans les cinq (5) jours ouvrables suivant l’adoption, la modification, ou le retrait de positions ou de motions.

Le cahier de positions mis à jour doit être rendu public dans les plus brefs délais. Une annonce aux personnes membres doit suivre la publication de toute version du cahier de positions.

7.3 Effet

Le C.A. et le C.R. de l’AÉDIROUM se doivent de respecter les positions et motions contenues dans le cahier des positions.

Cependant, en l’absence d’une position contraire, une personne membre du C.A. ou du C.R. de l’AÉDIROUM peut toujours agir afin de défendre les intérêts des membres de l’AÉDIROUM.

8 Dispositions financières

8.1 Année financière

L’exercice financier de l’AÉDIROUM se termine le 31 août de chaque année, ou à toute autre date qu’il plaira au C.A. de fixer.

8.2 Créance

L’AÉDIROUM ne fait crédit à aucune personne, physique ou morale, sauf en cas de dépôt requis pour les biens ou services qu’elle se procure. Le C.A. a la charge commune de récupérer rapidement toute somme qui lui est due ou qui est perçue en son nom.

9 Effets bancaires et contrats

9.1 Signataires

Les six (6) personnes signataires du ou des comptes bancaires de l’AÉDIROUM sont les personnes membres du C.A. Elles sont changés après chaque élection régulière en automne ou au besoin lorsque les personnes membres du C.A. ne sont plus les mêmes.

9.2 Effets bancaires

Tous les chèques et autres effets bancaires de l’AÉDIROUM doivent être signés par deux (2) personnes membres du C.A. ou toutes autres personnes désignées par le C.A.

9.3 Contrats

Les contrats et autres documents requérant la signature de l’AÉDIROUM sont au préalable approuvés (à majorité simple) par le C.A. Une même personne ne peut pas signer pour deux parties différentes sur un contrat.

Le C.A. peut également autoriser tout personne ne siégeant par sur le C.A. à signer un contrat ou un document particulier.

9.4 Modification du budget

Le C.R. peut, par résolution, amender le budget voté en assemblée générale pour augmenter le montant alloué à tout poste budgétaire. Le budget ainsi amendé a le même effet que s’il avait été voté en vertu de l’article 2.6.

9.5 Dépenses non budgétées

Toute personne administratrice peut approuver une dépense non budgétée dans l’un ou l’autre des cas suivants :

Une dépense est considérée urgente si, à la fois :

Dans tous les cas, une dépense non budgétée doit, pour être admissible, s’inscrire dans les objectifs de l’AÉDIROUM décrits à l’article 1.4. En particulier, une personne administratrice ne peut encourir une dépense pour obtenir pour elle-même un avantage indu.

10 Version de la charte

La présente version de la charte remplace, depuis son adoption par l’assemblée générale, toutes les versions antérieures. Cette charte peut être remplacée par toute version ultérieure dès l’adoption de cette dernière en assemblée générale.

Date de l’adoption de cette charte  : 14 septembre 2023.