Règlement de la vie étudiante
Dernière modification :14 septembre 2023
Afin d’assurer la pérennité des activités sociales de l’AÉDIROUM, le C.A. de l’AÉDIROUM a décidé de produire le présent règlement en avril 2016. Celui-ci vise à définir les activités du COUSSIN dans son rôle de support essentiel de la CVE de l’AÉDIROUM, ainsi qu’à définir les activités normalement offertes par celle-ci (CVE), sans lui donner l’obligation absolue de les organiser.
Il est désiré que les annexes au présent règlement soient facilement amendables sans nécessairement faire appel à une motion en assemblée générale de l’AÉDIROUM.
Il est à noter que les négociations ayant mené à la fusion des associations de premier cycle et de cycles supérieurs du Département d’Informatique et de Recherche Opérationnelle donnent l’obligation morale à l’AÉDIROUM d’offrir les beignes et café de cycles supérieurs (hebdomadairement) et les vins et fromages de l’AÉDIROUM (biannuellement).
Ce document se veut à la fois un document constitutif du comité permanent à la vie étudiante de l’AÉDIROUM, le COUSSIN, ainsi qu’un guide dans l’organisation de ses activités sociales.
L’objectif premier de ce document est de créer une structure facilitant l’organisation des diverses activités sociales de l’AÉDIROUM et de définir une répartition équitable et réaliste des tâches.
Le guide est constitué d’un règlement et d’annexes décrivant les diverses fonctions et activités.
Association Étudiante du Département d’Informatique et de Recherche Opérationnelle de l’Université de Montréal
Conseil d’administration
Comité de représentation de l’AÉDIROUM, tel que défini à l’article 3.3 de la Charte
La Charte de l’AÉDIROUM
Comité Organisant l’Univers Social et Sportif INformatique
Règlement du guide du COUSSIN
Coordination à la vie étudiante, tel que défini à l’article 3.1 de la Charte
Assemblée générale des personnes membres de l’AÉDIROUM tenue au début du trimestre d’automne, en vertu de l’article 2.5 de la Charte
Un poste énuméré à l’Annexe A du règlement
Une personne élue ou nommée à un poste du COUSSIN
Une activité énumérée à Annexe B du règlement
Les représentants de première, deuxième et troisième année ainsi que les représentant du bidisciplinaire en mathématiques et informatique et représentant à la majeure tel que défini à l’article 3.3 de la Charte
La représentation de la maîtrise et du doctorat telle que définie à l’article 3.3 de la Charte
L’assemblée générale des personnes membres de l’AÉDIROUM peut voter à majorité simple toutes modifications au règlement et à ses annexes, et ce sans que ces modifications figurent à la convocation.
Le C.R. est habilité à modifier les annexes au règlement par un vote du deux tiers (arrondi vers le haut) des membres du C.R. lors d’une séance dudit conseil et est contraint par le présent règlement.
Toute modification aux annexes par le C.R. doit être entérinée à majorité simple lors de l’Assemblée Générale suivant l’adoption de la modification.
Une activité ajoutée au guide doit remplir un objectif, définir une fréquence et une personne responsable suggérée.
Lors de l’assemblée générale d’élection, un vote sera tenu afin d’élire une personne membre de l’AÉDIROUM à chaque poste du COUSSIN.
Advenant que des postes du COUSSIN autres que ceux tenus par des personnes membres du C.R. soient vacants après l’assemblée générale d’élection, la CVE sera habilitée à nommer un membre du COUSSIN, après consultation avec les membres restants du COUSSIN. Cette nomination est assujettie à la confirmation du C.R. lors de sa prochaine séance. Une personne membre nommée au COUSSIN qui n’a jamais été infirmée par le C.R. sera réputée en fonction jusqu’à sa confirmation. Le C.R. ne peut nommer une personne membre du COUSSIN que si le poste de CVE est vacant.
Peut être destituée par résolution du C.R., toute personne membre du COUSSIN, autre que celles siégeant au C.R., qui ne remplit plus ses responsabilités. Un membre du COUSSIN peut démissionner en remettant par écrit sa démission à la CVE ou à toute personne membre du C.A. de l’AÉDIROUM.
Les postes du COUSSIN sont cumulables.
Le mandat d’une personne membre du COUSSIN débute à son élection, ou à sa confirmation, jusqu’à l’assemblée générale d’élection subséquente.
Le COUSSIN est un comité permanent créé en vertu de l’article 4 de la Charte.
Le COUSSIN a pour but de veiller à la planification, l’organisation et la tenue des activités sociales de l’AÉDIROUM. Principalement il s’assure :
Il est composé des représentants du premier cycle, des représentants des cycles supérieurs, et des responsables ci-énumérés :
Tel que décrit dans la Charte à l’article 3.1, la Coordination à la Vie Étudiante gère le COUSSIN. Elle représente le COUSSIN auprès du C.R. de l’AÉDIROUM. Elle est aussi responsable des communications relatives à la vie étudiante. Elle coordonne la planification des diverses activités conjointement avec les responsables concernés.
La personne responsable des MiDiro assure la planification, l’organisation et la tenue des conférences MiDiro.
La personne responsable compétition s’occupe de l’inscription, de la sélection ainsi que de la préparation nécessaire à la participation officielle de l’AÉDIROUM à diverses compétitions informatiques.
Les personnes responsables Soirées et « Party » s’occupent de l’organisation et de la tenue des soirées et des « party » de l’AÉDIROUM. Elles gèrent l’inventaire d’alcool conformément au Règlement de l’Université de Montréal et à la Loi sur les infractions en matière de boissons alcooliques.
La personne responsable sport s’occupe d’organiser des activités sportives amicales ainsi que de la sélection et la participation officielle de l’AÉDIROUM à diverses activités sportives.
La personne responsable du Carnaval s’occupe de faire participer l’AÉDIROUM au Carnaval organisé annuellement par la FAÉCUM.
La personne responsable de la promotion des événements a pour mission de promouvoir activement toute activité ou événement organisé par le COUSSIN. Elle est en charge de la création de matériel promotionnel pour ces activités, qu’elle diffuse par tous les canaux habituels.
La personne responsable du serveur s’occupe de maintenir le serveur et le nom de domaine de l’association. Le serveur héberge notamment le wiki, le site web, le serveur de documents et des jeux. Les tâches de la personne responsable incluent la mise à jour du serveur, l’installation et la suppression de logiciels, les vérifications usuelles de sécurité et la sauvegarde des données. Elle a la responsabilité de s’assurer que les paiements annuels pour la location du serveur et le nom de domaine aediroum.ca sont effectués à temps.
Soirée vins et fromages au salon Maurice-Labbé. Les billets sont en vente plusieurs jours avant l’évènement et une tournée des laboratoires peut être faite pour faire la promotion de l’événement.
Favoriser des rencontres entre les membres des cycles supérieurs. Offrir un moment de socialisation et de réseautage.
Les personnes représentant les cycles supérieurs et la CVE.
Une fois par session, en fonction du permis de réunion.
La tenue des vins et fromages et des beignes et cafés furent une condition nécessaire à la création de l’AÉDIROUM (fusion des cycles sup. et 1er cycle).
Petit intermède en milieu de semaine où les personnes étudiantes et professeures se retrouvent autour de beignes et de café.
Favoriser des rencontres entre les personnes membres des cycles supérieurs. Offrir un moment de socialisation et de réseautage.
Les personnes représentant les cycles supérieurs;
Une fois par semaine, habituellement le mercredi 14h30 au salon Maurice-Labbé.
La tenue des vins et fromages et des beignes et cafés furent une condition nécessaire à la création de l’AÉDIROUM (fusion des cycles sup. et 1er cycle).
Journée où se côtoient plusieurs activités sociales, visant à créer des liens entre les participants par des activités loufoques et compétitives. Le tout est encadré par la FAÉCUM pour les réservations de terrain et de permis de réunion.
Les personnes représentant le premier cycle
Une fois par an. Tout juste avant la rentrée des nouvelles personnes étudiantes, c’est-à-dire fin août, début septembre.
Compétition informatique se déroulant pendant une fin de semaine complète, cumulant plusieurs épreuves dans différents domaines de l’informatique. L’évènement est organisé annuellement dans une université d’accueil différente.
Représenter le département au cours d’une compétition à teneur informatique
La personne responsable compétition
Une fois par an, aux alentours du mois de mars
Soirée dansante avec ou sans DJ au café Math-Info. Parfois, une thématique de décoration et de costume est amenée.
Favoriser des rencontres entre les personnes membres. Offrir un moment de socialisation.
Les personnes responsables Soirées et « Party »
Une fois par mois, un jeudi (selon le permis d’alcool) en dehors des semaines d’examen.
Cette activité est typiquement, mais pas obligatoirement, organisée avec l’association de Psychologie et Éducation.
Soirée tranquille pour les personnes membres qui ont accès au bar. Exemple : soirée de jeux de société, LAN party, rencontre avec des anciennes personnes étudiantes, jam musicaux, dégustations…
Favoriser des rencontres entre les personnes membres autour d’une activité tranquille. Offrir un moment de détente.
Les responsables Soirées et « Party »
Une fois par mois (selon le permis d’alcool) en dehors des semaines d’examen.
Une convocation aux personnes membres est envoyée le jour avant pour les convier à se rencontrer au local de l’association. On met à la disposition des personnes membres des verres, environ 22L de lait et des boîtes de biscuits.
Faire découvrir le local de l’association à de nouvelles personnes étudiantes du DIRO. Offrir un moment pour que les personnes du 1er cycle se rencontrent et discutent.
Les personnes représentant le premier cycle.
Hebdomadaire.
Sortie à la cabane à sucre. Le départ et le retour se font par autobus scolaire (1 ou 2).
CVE.
Une fois par an, au temps des sucres.
Présentation de sujet divers en informatique.
Peut autant servir à la présentation de sujet de recherche qu’à la présentation d’outils de développement.
Habituellement, une conférence d’une heure est donnée par une personne étudiante graduée qui vulgarise et présente son sujet de recherche à l’auditoire.
La personne responsable MiDiro.
Une fois aux deux semaines ou en fonction des disponibilités des personnes étudiantes graduées.
Compétitions multiples s’échelonnant sur près d’un mois à la session d’hiver.
Compétitionner à l’échelle de l’université pour affronter d’autres programmes
Une fois par an, au mois de janvier et février.
Responsable du Carnaval