Afin d’assurer la pérennité des activités sociales de l’AÉDIROUM, le C.A. de l’AÉDIROUM a décidé de produire le présent règlement en avril 2016. Celui-ci vise à définir les activités du COUSSIN dans son rôle de support essentiel de la CVE de l’AÉDIROUM, ainsi qu’à définir les activités normalement offertes par celle-ci (CVE), sans lui donner l’obligation absolue de les organiser.
Il est à noter que les négociations ayant mené à la fusion des associations de premier cycle et de cycles supérieurs du Département d’Informatique et de Recherche Opérationnelle donnent l’obligation morale à l’AÉDIROUM d’offrir les beignes et café de cycles supérieurs (hebdomadairement) et les vins et fromages de l’AÉDIROUM (biannuellement).
Ce document se veut à la fois un document constitutif du comité permanent à la vie étudiante de l’AÉDIROUM, le COUSSIN, ainsi qu’un guide dans l’organisation de ses activités sociales.
L’objectif premier de ce document est de créer une structure facilitant l’organisation des diverses activités sociales de l’AÉDIROUM et de définir une répartition équitable et réaliste des tâches.
Le Comité Organisant l’Univers Social et Sportif INformatique (COUSSIN) est un comité permanent créé en vertu de l’article 7 de la Charte.
Le COUSSIN a pour but de veiller à la planification, l’organisation et la tenue des activités sociales de l’AÉDIROUM. Principalement il s’assure:
Il est composé de la CVE et des personnes adjointes à la CVE et des autres postes énumérés dans les sous-sections suivantes.
La personne coordonnatrice à la vie étudiante gère le COUSSIN et représente le COUSSIN auprès du C.E. de l’AÉDIROUM. Elle s’assure d’obtenir les autorisations nécessaires à la tenue des événements, incluant ceux impliquant de l’alcool, et gère l’inventaire d’alcool conformément au Règlement de l’Université de Montréal et à la Loi sur les infractions en matière de boissons alcooliques. Elle coordonne la planification des activités. Elle s’assure de la bonne communication des activités en faisant des suivis auprès de la vice-présidence aux communications.
Les personnes adjointes à la coordination à la vie étudiante accompagnent la CVE à travers l’organisation et la planification des événements au fil de son mandat. Elles voient au bon déroulement des activités qui sont placées sous leur supervision et participent avec la CVE aux différentes instances de la FAÉCUM conformément au Règlement sur l’affiliation à la FAÉCUM.
La personne responsable des compétitions s’occupe de l’inscription, de la sélection ainsi que de la préparation nécessaire à la participation officielle de l’AÉDIROUM à diverses compétitions informatiques.
La personne responsable des sports s’occupe d’organiser des activités sportives amicales ainsi que de la sélection et la participation officielle de l’AÉDIROUM à diverses activités sportives.
La personne responsable des jeux s’occupe d’inventorier et de maintenir le matériel de jeu du local de l’AÉDIROUM, incluant les jeux de société, les consoles, les contrôleurs et les jeux pour les consoles. Elle installe et tient à jour les jeux en ligne sur les serveurs informatiques de l’association. Elle organise des activités sociales autour des jeux. Au besoin, elle recommande l’achat de nouveaux jeux.
La personne responsable de la marchandise s’assure de la production d’une ligne de marchandise pour l’AÉDIROUM et de sa bonne distribution. Elle est chargée de créer un visuel pour chaque nouvelle cohorte. Elle gère l’inventaire de la marchandise ainsi que le site web de vente. Elle peut former un comité pour l’assister dans ses tâches.
La personne responsable des activités pour les cycles supérieurs organise différentes activités pour les cycles supérieurs telles que les beignes et café, les vins et fromages et les retraites de rédaction. Elle s’assure également de la planification, de l’organisation et de la tenue des conférences MiDiro.
La personne responsable des activités pour les personnes finissantes est chargée de former un comité pour organiser les activités destinées aux personnes finissantes du baccalauréat. Elle organise le bal annuel des personnes finissantes, en déléguant les différentes tâches à accomplir aux membres du comité et en faisant un suivi avec les membres, et veille au bon déroulement de l’événement. Elle contacte les photographes et organise des séances de photographie pour les personnes finissantes et s’assure de la production, de la réception et de l’accrochage des mosaïques de finissants.
Les postes du COUSSIN sont cumulables. En particulier, les personnes adjointes à la coordination à la vie étudiante peuvent occuper des postes du COUSSIN.
Le mandat d’une personne membre du COUSSIN débute à son élection, ou à sa confirmation, jusqu’à l’assemblée générale d’élection subséquente.
Lors de l’assemblée générale d’élection, un vote sera tenu afin d’élire une personne membre de l’AÉDIROUM à chaque poste du COUSSIN.
Advenant que des postes du COUSSIN autres que ceux tenus par des personnes membres du C.E. soient vacants après l’assemblée générale d’élection, la CVE sera habilitée à nommer un membre du COUSSIN, après consultation avec les membres restants du COUSSIN. Cette nomination est assujettie à la confirmation du C.E. lors de sa prochaine séance. Une personne membre nommée au COUSSIN qui n’a jamais été infirmée par le C.E. sera réputée en fonction jusqu’à sa confirmation. Le C.E. ne peut nommer une personne membre du COUSSIN que si le poste de CVE est vacant.
Peut être destituée par résolution du C.E., toute personne membre du COUSSIN, autre que celles siégeant au C.E., qui ne remplit plus ses responsabilités. Un membre du COUSSIN peut démissionner en remettant par écrit sa démission à la CVE ou à toute personne membre du C.A. de l’AÉDIROUM.
Une activité ajoutée au guide doit remplir un objectif, définir une fréquence et une personne responsable suggérée.
Favoriser des rencontres entre les nouvelles personnes membres au baccalauréat
Offrir un moment de socialisation
Permettre aux nouvelles personnes étudiantes de rencontrer les anciens
Permetter aux nouvelles personnes étudiantes de se familiariser avec le département et ses ressources
Faire la promotion de l’AÉDIROUM auprès des nouvelles personnes étudiantes
Mobiliser les nouvelles personnes étudiantes
Favoriser des rencontres entre les personnes membres. Offrir un moment de socialisation.
Permettre aux personnes étudiantes internationales membres de l’AÉDIROUM de découvrir un aspect de la culture québécoise.
Présentation de sujet divers en informatique.
Peut autant servir à la présentation de sujet de recherche qu’à la présentation d’outils de développement.
Habituellement, une conférence d’une heure est donnée par une personne étudiante graduée qui vulgarise et présente son sujet de recherche à l’auditoire.
Être une plateforme pour présenter des sujets en informatiques hors des cours. Présenter le sujet de recherches de certaines personnes étudiantes graduées.
Donner un aperçu aux personnes membres des projets de recherche du DIRO.
Informer les personnes étudiantes du 1er cycle sur différents aspects des études supérieures.